Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica: Guia Passo a Passo

NF-e vs NFS-e

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Utilizada para operações com produtos (mercadorias), sujeitas ao ICMS. A NF-e é padronizada nacionalmente – o layout e o processo são definidos pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado. O XML da NF-e segue um modelo único.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): Utilizada para prestação de serviços sujeitos ao ISS (tributo municipal). Cada município tem seu próprio sistema de emissão – não há padronização nacional. As prefeituras definem o layout, o processo e os requisitos. Por isso, é essencial verificar o sistema da prefeitura onde sua empresa está inscrita e onde o serviço é tributado.

Algumas operações podem exigir ambas (produto + serviço). Consulte o contador para o enquadramento correto.

Pré-requisitos

• CNPJ ativo e regular: Empresa com pendências fiscais pode ter a emissão bloqueada.
• Inscrição Estadual (IE): Para NF-e de produtos, geralmente obrigatória. Obtida na Secretaria da Fazenda do estado.
• Inscrição Municipal: Para NFS-e, obrigatória na maioria dos municípios. Obtida na prefeitura.
• Certificado digital: Exigido para NF-e em praticamente todos os estados. Para NFS-e, depende do município e do volume – muitas cidades exigem para empresas acima de certo faturamento.

Processo de emissão

1. Acesse o sistema (portal da SEFAZ para NF-e, da prefeitura para NFS-e, ou um integrador). 2. Preencha os dados do comprador/tomador (CNPJ/CPF, nome, endereço). 3. Descreva o produto ou serviço de forma clara. 4. Informe valor unitário, quantidade, valor total e alíquotas de ICMS/ISS. 5. Emita e envie – o sistema retorna o protocolo de autorização. 6. Guarde o XML por pelo menos 5 anos. O XML é o documento fiscal válido.

Integradores

Plugnotas, NFE.io, Bling, Omie, Tiny e outros sistemas automatizam a emissão e integram com ERPs e plataformas de gestão. São úteis para quem emite com frequência, pois evitam preenchimento manual repetitivo e reduzem erros. Avalie o custo versus o volume de emissões – para poucas notas por mês, o sistema da prefeitura/SEFAZ pode bastar.

Conclusão

Emitir nota fiscal é obrigação legal. Organize o processo desde o início, configure os sistemas necessários e não acumule emissões. A regularidade fiscal é a base de um negócio sustentável.