Certidões Negativas: Como Obter e Por Que São Importantes

O que são as certidões negativas

Certidões negativas são documentos que atestam que a empresa (ou a pessoa física, quando aplicável) não possui débitos em aberto perante o Fisco ou a Justiça. Elas comprovam a regularidade fiscal e trabalhista. Quando há débitos, a certidão pode ser "positiva com efeito de negativa" (CPEN) – ou seja, há débitos, mas a empresa está em acordo com o Fisco (parcelamento, por exemplo) e a certidão pode ser aceita em algumas situações. Cada órgão emite sua certidão e define as regras para CPEN.

As certidões são essenciais para operações que exigem comprovação de regularidade. Sem elas, licitações, contratos com órgãos públicos e muitas parcerias comerciais ficam inviabilizadas.

Tipos de certidões

• Federal (CNPJ): Emitida pela Receita Federal. Atesta a inexistência de débitos relativos ao CNPJ (impostos federais, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL etc.). Disponível no portal da Receita.
• Estadual: Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado. Refere-se principalmente ao ICMS. Cada estado tem seu portal e regras.
• Municipal: Emitida pela Prefeitura. Refere-se ao ISS e a outros tributos municipais. O processo varia por cidade.
• Trabalhista: Emitida pela Justiça do Trabalho. Atesta a inexistência de débitos trabalhistas (FGTS, verbas rescisórias, condenações etc.). Disponível no portal do TRT ou do TST.

Como obter

Cada órgão tem portal ou sistema próprio para emissão. A maioria permite emissão online, com login por certificado digital ou código de acesso. O processo costuma ser rápido quando a empresa está em dia. Se houver débitos, a certidão será positiva – nesse caso, regularize (pague ou parceloe) e verifique se é possível obter a CPEN. As regras variam por órgão e por tipo de débito.

Para que servem

Licitações públicas (geralmente as quatro certidões são exigidas), contratos com órgãos públicos, abertura de crédito com bancos, parcerias com grandes empresas, participação em consórcios e associações. Muitos clientes corporativos também exigem certidões negativas antes de fechar contratos de valor elevado. Manter a empresa em dia é a forma de sempre ter certidões disponíveis quando precisar.

Conclusão

Mantenha as obrigações fiscais e trabalhistas em dia. Certidão negativa é prova de que você está regular e abre portas para negócios. Deixar débitos acumularem fecha portas e limita o crescimento da empresa.