Recibo de Pagamento: Modelo, Obrigatoriedade e Quando Usar

Quando usar o recibo

O recibo serve para comprovar que um pagamento foi efetivamente realizado. Use-o em situações como: adiantamentos a funcionários ou prestadores; reembolsos de despesas; pagamentos informais em transações menores que não geram nota fiscal; quitação de parcelas de contratos (quando você quer um comprovante adicional à nota fiscal); pagamento de aluguel ou de serviços avulsos. Em contratos de prestação de serviços, o recibo complementa a nota fiscal e comprova que o cliente pagou a parcela correspondente. Isso é útil em caso de discussão sobre inadimplência – o recibo prova que o valor foi pago.

O que deve constar

Data do pagamento; valor por extenso e em algarismos; descrição clara do que foi pago (ex.: "Referente à parcela 3/12 do contrato de prestação de serviços nº X"); nome completo e CPF ou CNPJ de quem pagou e de quem recebeu; endereço quando relevante; assinatura de quem recebeu (o recibiente). O recibo pode ser feito em duas vias – uma para quem pagou e outra para quem recebeu – ou em uma via com cópia. Para maior segurança, use carimbo com dados da empresa e numeração.

Nota fiscal x recibo

A nota fiscal comprova a operação (venda ou prestação de serviço) e gera a obrigação tributária. O recibo comprova que o pagamento foi feito. São documentos complementares. Em operações formais, você emite a nota fiscal e, quando o cliente paga, emite o recibo. O recibo não substitui a nota fiscal – a NF é obrigatória para operações sujeitas a tributos. Mas o recibo é a prova de que a obrigação de pagar foi cumprida.

Valor jurídico

Recibo assinado é documento hábil para provar pagamento em juízo. Em uma ação de cobrança, o devedor que apresentar recibo signed pelo credor pode comprovar que já pagou. Por isso, quem emite recibo deve ter certeza de que recebeu o valor. Guarde cópia dos recibos por pelo menos 5 anos (prazo geral para guarda de documentos fiscais e comerciais). Em disputas, o recibo é sua prova.

Conclusão

Emita e guarde recibos. Eles protegem tanto quem paga (comprovando que cumpriu a obrigação) quanto quem recebe (comprovando o recebimento). Em caso de disputa, a documentação pode ser decisiva.